Het schrijven van een bezwaarschrift is iets dat de meeste mensen op een bepaald moment in hun leven moeten doen. Hier laten we je zien hoe je een klachtenbrief kunt schrijven naar een bedrijf.
De snelle oplossing
De eenvoudigste manier om een bezwaarschrift naar een bedrijf zoals bijvoorbeeld de gemeente te schrijven, is om snel bij uw probleem te komen. Neem de gewenste oplossing op in de hoofdtekst van de brief en geef een tijdslimiet op voor de oplossing.
Sluit de brief met respect door "Hoogachtend, [Uw naam]" of "Met eerbied, [Uw naam]" te schrijven. Stuur uw brief naar de klantenservice. Lees verder voor advies over het formatteren van uw brief.
Uw bezwaar schrijven
Adresseer uw brief aan de klantenservice. Wanneer u een klachtenbrief schrijft, is uw beste kans op succes het gevolg van het sturen van de brief naar de klantenservice van het bedrijf. De klantenservice is gewend om klachten te behandelen en uw brief zal waarschijnlijk efficiënt en effectief worden verwerkt.
Probeer de naam van de klantenservicemanager of -directeur te achterhalen en richt uw brief persoonlijk tot hen. Begin uw brief met Geachte heer, mevrouw, mevrouw of mevrouw gevolgd door hun achternaam. Als u de naam van de klantenservice niet kunt vinden, schrijft u gewoon Geachte heer of mevrouw.
U moet het adres van de klantenservice kunnen vinden op de website van de onderneming, op elk promotie- of reclamemateriaal of op de verpakking of etiketten van het bedrijf.
Kom snel tot de kern
Kom snel tot de kern van je brief. De eerste regel van uw brief moet duidelijk aangeven waarom u de brief schrijft en wat uw precieze klacht is. Geef zoveel mogelijk pertinente feiten mogelijk, inclusief de datum, tijd en locatie waar u de aankoop hebt gedaan of de service hebt ontvangen, samen met eventuele relevante serienummer- of modelnummers.
De ontvanger van de brief moet in staat zijn om het punt van de letter in minder dan vijf seconden te identificeren, dus vermijd lange, spannende intro's.
U kunt nadere details of uitleg geven over de situatie in de alinea na uw openingszin, maar de eerste regel moet uw klacht zo bondig mogelijk onder de aandacht brengen.
Uw openingszin luidt bijvoorbeeld als volgt: "Ik schrijf om te klagen over een defecte haardroger die ik op 15 juli bij uw bedrijf heb gekocht op uw locatie in de gemeente Amsterdam."
Geef specifiek aan welke uitkomst of remedie je tevreden zal stellen. Als u een vervanging, een terugbetaling, een reparatie of een andere vorm van compensatie wenst, vermeld dit dan duidelijk in uw tweede alinea. Dit helpt om te voorkomen dat u een standaardbrief of een andere standaardreactie ontvangt en dat de ontvanger aan het einde iets te doen heeft.
Probeer zo constructief mogelijk te zijn in uw opmerkingen, suggereer een manier om verder te gaan en uw relatie met het bedrijf voort te zetten. Als u een teruggave of een andere vorm van compensatie eist, terwijl u hen tegelijkertijd informeert dat u van plan bent om uw bedrijf elders te nemen, zullen ze weinig reden hebben om het probleem op te lossen.
Als u wilt dat het bedrijf een breder probleem oplost, vermeld dat dan ook in uw brief, maar erken dat zoiets tijd kan vergen.
Dreig geen juridische stappen in uw eerste communicatie. Het is misschien de oplossing die u uiteindelijk nodig hebt, maar stuur eerst uw klachtenbrief en wacht op een reactie.
Gebruik ondersteunende documenten
Kopieën van ondersteunende documenten bijvoegen. Deze kunnen bestaan uit ontvangsten, garanties, garanties, kopieën van cheques die u hebt verzonden en, indien van toepassing, foto's of video's. Alle documentatie moet bij uw brief worden gevoegd.
Zorg ervoor dat u kopieën verzendt van alle documentatie die u wilt opnemen, niet de originelen. Op die manier is er geen kans dat deze belangrijke informatie verloren gaat of zoek raakt, mocht u bewijs aan iemand anders moeten verstrekken.
Zorg er ook voor dat u in het hoofdgedeelte van de brief precies vermeldt welke materialen u gebruikt. Bijvoorbeeld: "Hier vindt u een kopie van mijn originele bon, een kopie van de garantie van de föhn en informatie over het serienummer."
Geef hen een tijdslimiet om de kwestie op te lossen. Het is handig om een exacte tijdsperiode op te geven waarbinnen u het probleem wilt oplossen. Dit geeft u gemoedsrust en helpt het probleem tot een snel einde te brengen.
Het geven van een tijdslimiet zal ook helpen voorkomen dat uw brief verloren gaat of vergeten wordt, wat kan leiden tot verdere onhandigheid en wrevel tussen u en het bedrijf.
Zorg ervoor dat de door u opgegeven periode redelijk is. Een week of twee is meestal voldoende, hoewel dit kan variëren.